【 “指示の出し方と仕事の進め方” 】Posted by SHIDARA

不思議なもので仕事とは、
“忙しい”人のところに好んでやってきます。

巧遅拙速という言葉がありますが、
時間をかけてよいものをつくるより、
十分ではないにしろ、
とにかくスピードを上げて作り上げるほうがいい、
といった意味合いです。

私たちの仕事を振り返ると、
コンサルタントは日々
どこかの現場に出向いています。
当然ながら現場では
打合せがメインで行われますので、
その資料やツールの準備などは
事前に作成しておかなければいけません。

この事前のタイミングが重要です。
確認する相手が複数にわたる場合、
打ち合わせが終わった時点でラフ案を形にし、
直ぐに確認に出せれば大きなずれは生じません。
これが、1週間、10日、2週間・・・と
時間が経つにつれ、互いの記憶は薄れるので、
確認してもらう側も、する側も、
ボンヤリした記憶をたどるため、
何を確認し、どんなゴールに向かうのか？
が、曖昧になってしまいます。

提出する側の時間管理と業務の優先順位付けの
問題もありますが、
指示を出す側にも注意が必要なので、
今回はこちらを整理してお伝えします。

＜①目的とゴールの共有＞
いつまでにどんな形で提出してほしいのか？
を、明示する。
自分の持つゴールイメージを相手に伝えることで
相手とイメージが共有されます。
また、いつ、どこで、何のために使うのか？
といった目的を共有することで、
イメージがより鮮明になります。

＜②いつまでにどのレベルで出してほしいのか？＞
「なるべくはやく！」はNGです。
できれば、指示を出したのちに、
相手がどの程度理解したのかをはかるために
フリーハンドでイメージを共有してもらい、
過不足をその場で修正するとズレは
最小限に抑えられます。
そのうえで、いつまでに提出してほしいかを
明示するのがベターです。

＜③的確なフィードバックで相手を理解する！＞
提出されたものが自分のイメージ通りだったら、
そのことをフィードバックしましょう。
これで、相手は指示に対する仕上がりの精度を
学習することになりますので、
次に同じような指示を出したときに、
②のフリーハンドのイメージ共有の手順が
不要となり、その分の時間が短縮されます。
イメージと違った場合、なにが違うのか？を
丁寧にフィードバックしましょう。
どこの認識がずれていたのか？なぜずれていたのか？
を、こちらが理解することで、次の指示の際には、
これらの点に注意した指示出しができます。

業務を依頼した側が
上記３つのプロセスを踏むことで、
提出する側の精度はぐっと上がります。

①～③のプロセスは、
業務を通した互いの理解につながります。
GCLIPでは仕事の基本と位置付けていますが、
今の日本のような成熟社会においては、
相手を理解し、好きになることから始めないと、
“いい仕事”が成就しずらくなっています。

幼稚園業界も少子化と働き方改革によって、
需要が供給を上回っていますので、
やはり”いい仕事”をしてくれる園に
人が集まるようになっています。

仕事の精度を上げるためにもぜひ①～③を意識して
仕事を進めていってください！